Kultur im Sommer: Anleitung und Häufige Fragen

Hier finden Sie Anleitungen, Tipps und häufige Fragen zu den Funktionen des Kalenders.


Einleitung

Herzlich Willkommen. Es freut uns sehr, dass Sie sich Ihre Veranstaltung in unseren Kalender eintragen möchten.

Kulturimsommer.sh ist ein Projekt des Landeskulturverbandes Schleswig-Holstein in Zusammenarbeit mit dem Kulturportal schleswig-holstein.sh, um die Vielfalt und Lebendigkeit der schleswig-holsteinischen Kulturszene trotz der anhaltenden Planungsunsicherheit zu präsentieren. Dafür nutzen wir einen flexiblen Veranstaltungskalender, dessen Einträge je nach Situation spontan angepasst werden können.

Das vorweg: Die Handhabung ist ganz einfach und selbsterklärend. Dennoch gibt es einige Punkte, die Sie beherzigen sollten und Handgriffe, die Sie anwenden können, um den Besucher*innen des Kalenders es so einfach wie möglich zu machen, Ihre Veranstaltung wahrzunehmen oder zu besuchen.

Lesen Sie sich diese Seite einmal in Ruhe durch und schauen Sie gern immer wieder nach, falls Ihnen bei der Handhabung der Seite etwas unklar sein sollte. Im Folgenden finden Sie Anleitungen, Tipps und häufige Fragen zu den Funktionen und Möglichkeiten des Kalenders.


Benutzerkonto einrichten

Um Veranstaltungen eintragen und verwalten zu können, ist ein Benutzerkonto auf schleswig-holstein.sh notwendig. Alles, was Sie dafür benötigen, ist einen Benutzernamen eine E-Mailadresse. Bitte registrieren Sie sich mit Ihrem richtigen Namen bzw. dem Namen Ihrer Institution und – falls vorhanden – mit der E-Mailadresse Ihrer Kulturinstitution. Sie erleichtern uns damit die Prüfung der eingehenden Einträge enorm.

Ihr Name und Ihre Mailadresse wird nirgendwo öffentlich auftauchen, und auch wir speichern und verwenden Ihre Daten nur für die unmittelbare Abwicklung des Veranstaltungseintrags (z.B. für die automatische Mail, um Sie über eine neue Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung zu informieren. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter.

Hier können Sie ein Benutzerkonto erstellen. Sobald Sie ein Benutzerkonto haben und angemeldet sind, können Sie hier Veranstaltungen eintragen. Ihre eingetragenen Veranstaltungen können Sie hier bearbeiten und die Anmeldungen zu Ihrer Veranstaltung verwalten.

Sollten Sie nicht angemeldet sein, stehen Ihnen diese Seiten nicht zur Verfügung – dann erscheint dort allerdings ein Link zur Anmeldung.


Eine Veranstaltung eintragen

Eine Veranstaltung einzutragen ist ganz einfach. Füllen Sie einfach das Formular aus – die jeweiligen Felder erklären sich im Grunde von selbst. Denken Sie beim Eintragen immer an Ihre potenziellen Besucher: Welche Informationen sind für sie notwendig? Welche sind darüber hinaus nützlich? Und denken Sie an sich selbst: Welche Informationen würde ich mir wünschen? Welche Beschreibung würde mich dazu bewegen, eine Veranstaltung zu besuchen?

Wie gesagt – die einzelnen Felder erklären sich eigentlich von selbst. Schauen wir sie uns trotzdem einmal genauer an:

Name der Veranstaltung

Ist klar, oder? Trotzdem ein TIPP: Schreiben Sie den Ort vor den Veranstaltungsnamen.

Und zwar so:

Rendsburg: Tag der offenen Tür

Warum?
1. In den Listenansichten des Kalenders können die Besucher*innen Ihre Veranstaltung auf den ersten Blick verorten.
2. Der Ort wird auf diese Weise mit in den Link zum Veranstaltungseintrag aufgenommen:

www.kulturimsommer.sh/blog/veranstaltungen/rensdsburg-tag-der-offenen-tuer

So wird Ihre Veranstaltung in den Suchmaschinen leichter gefunden.

Bedenken Sie beim Eintrag des Veranstaltungsnamens außerdem: Weiter unten haben Sie noch die Möglichkeit, der Veranstaltung einen Untertitel zu geben, um den Besucher*innen direkt weitere Informationen zu geben.

Veranstaltungsbeginn / Veranstaltungsende

Wählen Sie hier Datum und Uhrzeit für Ihre Veranstaltung aus. Wenn Sie das Ende der Veranstaltung abschätzen können, geben sie auch dieses ein – so haben Ihre Besucher*innen einen Richtwert, falls sie bei einer Präsenzveranstaltung zum Beispiel mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu Ihnen kommen und ihre Rückfahrt planen müssen.

TIPP für den Eintrag von Ausstellungen: Tragen Sie hier die Laufzeit der Ausstellung ein. Ihre Ausstellung wird dann über die gesamte Laufzeit im Kalender angezeigt. In den Öffnungszeiten können Sie dann Ihre Öffnungszeiten platzieren.

„Diese Veranstaltung findet öfter statt“

Falls Ihre Veranstaltung mehrmals stattfindet – wie zum Beispiel eine Theateraufführung an mehreren Terminen – haben Sie hier die Möglichkeit, einfach weitere Termine einzutragen. So brauchen Sie nicht jeden Termin einzeln einzutragen. Aktivieren Sie einfach den Schieberegler und weitere Felder öffnen sich.

Wiederholt sich Ihre Veranstaltung in regelmäßigen Abständen, wählen Sie unter „Art der Wiederholungen“ einfach das passende Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) aus und setzen die Anzahl der Wiederholungen und die Pausen zwischen den Intervallen fest.

Für unregelmäßige Wiederholungen, klicken Sie auf „individuell“ und klicken Sie anschließend auf den erscheinenden Button „+ neues Intervall hinzufügen„. Nun können Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit auswählen. WICHTIG: Klicken Sie anschließend noch einmal auf den Button „+ neues Intervall hinzufügen“ um die gerade eingegebene Wiederholung hinzuzufügen.

Öffnungszeiten

Handelt es sich bei Ihrer Veranstaltung um z.B. eine Ausstellung, dann fügen Sie bitte hier die Öffnungszeiten ein, während Sie unter Veranstaltungsbeginn/Veranstaltungsende die Ausstellungslaufzeit eintragen.

Untertitel

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Veranstaltungstitel in einer Unterzeile weitere ggf. erklärende Informationen hinzuzufügen

Details zur Veranstaltung

In diesem Feld können Sie eine detaillierte Beschreibung Ihrer Veranstaltung platzieren und weiter Informationen zu Ihrer Veranstaltung liefern.

Am besten beginnen Sie mit einer inhaltlichen Kurzbeschreibung oder mit Hintergrundinformationen.

Anschließend können Sie für den Besuch oder die Teilnahme wichtige Hinweise (z.B. Öffnungszeiten) ergänzen, die nicht in den anderen Feldern abgefragt werden.

Bitten achten Sie darauf, den Text unformatiert einzufügen, da es sonst zu Darstellungsirritationen (z.B. unschönen

Zeilenumbrüchen)

kommen kann. Hier erfahren Sie wie Sie Formatierungen aus einem Text löschen können.

Hygienerichtlinien zur Veranstaltung

Tragen sie hier Details zu den Hygienerichtlinien Ihrer Veranstaltung ein. Dafür stehen einige Standards zur Auswahl. Um weitere Informationen einzutragen, steht ein auch ein Feld zur Verfügung. Hier können Sie auch z.B. einen direkten Link zum Hygienekonzept des Veranstaltungsortes platzieren. Wie Sie das machen, lesen Sie hier.

Veranstaltungsort

Klicken Sie auf „aus gespeicherten Veranstaltungsorten wählen“ und scrollen sie einmal durch die alphabetisch geordnete Liste von bereits vorhandenen Veranstaltungsorten. Vielleicht ist Ihrer ja schon dabei?

Falls nicht, klicken Sie auf NEU ERSTELLEN und geben Sie die abgefragten Daten ein.

Die Koordinaten des Veranstaltungsortes (lat, lon mit Komma getrennt) werden benötigt, um den Veranstaltungsort exakt auf der Kartenansicht zu verorten. Sie finden die Koordinaten einer Adresse in den herkömmlichen Kartenprogrammen heraus. Eine Möglichkeit bietet die Website https://www.geoplaner.de/ (öffnet sich in einem neuen Tab). Geben Sie die gewünschte Adresse in das dafür vorgesehene Feld ein. Die Koordinaten werden anschließend im gelben Feld angezeigt. Kopieren sie diese Zahlen nacheinander und setzen Sie sie in das entsprechende Feld ein. Beginnen Sie mit „lat“, fügen Sie ein Komma ein, und setzen sie anschließen die Zahl „lon“ ein.

Veranstalter

Hier können Sie optional einen Veranstalter/Organisator der Veranstaltung aus den bereits gespeicherten Veranstaltern wählen oder einen neuen eintragen.

„mehr“-Link

Tragen sie hier den Link ein, der die Besucher direkt zur Beschreibung der Veranstaltung auf Ihrer Website führt.

Durch einen Haken im Kästchen „in neuem Fenster öffnen“ ermöglichen Sie den Besucher*innen, auf der Kalender-Seite zu bleiben und sich hier weiter umzuschauen.

Anmeldungen erlauben

Diese Funktion erlaubt Ihren Besucher*innen, sich direkt über den Veranstaltungseintrag ihre Teilnahme anzumelden.

Sinnvoll ist diese Funktion besonders für termingebundene Veranstaltungen wie Führungen, Lesungen oder Konzerte mit begrenzter Teilnehmerzahl und freier Platzwahl.

Es ist nicht möglich, über diese Funktion feste Plätze zuzuweisen oder Zeitfenster für z.B. einen Ausstellungsbesuch zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie sich diese Funktionen in Zukunft wünschen, schreiben Sie es uns.

Wie funktioniert die Anmeldefunktion?

Wenn Sie Anmelden erlauben durch klicken des Schiebereglers aktivieren, erscheinen weitere Formularfelder.

Geben Sie zuerst die Anzahl der möglichen Reservierungen ein. Über „Anzahl im Frontend anzeigen“ bestimmen Sie, ob diese Zahl auf dem Veranstaltungseintrag für die Besucher*innen sichtbar sein soll. Aktivieren Sie den „Reservierungszähler„, sehen die Besucher*innen Ihres Veranstaltungseintrages auch, wie viele Menschen sich bereits angemeldet haben.

Aktivieren Sie die „minimale Teilnehmerzahl“ können Sie die Anzahl von Anmeldungen eingeben, die mindestens eingehen muss, damit die Veranstaltung stattfinden kann.

Über „maximale Personenzahl pro Anmeldung begrenzen“ bestimmen Sie, wie viele Personen ein*e Besucher*in höchstens mit anmelden kann.

Wie kann ich die Anmeldungen verwalten?

Sie können die Anmeldungen im Bereich –> Veranstaltungen bearbeiten“ einsehen und verwalten. Hier können Sie auch manuell Anmeldungen hinzufügen, die Anmeldeliste exportieren und angemeldete Besucher ein- und auschecken. Ausführliche Informationen zu diesen Funktionen erhalten Sie auf dieser Seite unter „Veranstaltungen bearbeiten“.

Wenn Sie nicht ständig auf der Website nachschauen möchten, ob es neue Anmeldungen zu Ihrer Veranstaltung gibt, aktivieren Sie im Veranstaltungseintrag „neue Anmeldungen per E-Mail erhalten“. Jetzt werden Sie direkt informiert, sobald eine neue Anmeldung eingeht – Sie erhalten per E-Mail auf die Adresse, die Sie in Ihrem Benutzerkonto hinterlegt haben, alle Informationen, die Sie benötigen.

Welche Informationen sind für eine Anmeldung notwendig?

Um sich anzumelden, müssen die Besucher*innen des Kalenders ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Personenanzahl, sowie die Namen der weiteren Personen angeben. Sie haben so die Möglichkeit, bereits im Vorfeld mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten und sie über Änderungen direkt auf dem Laufenden zu halten. Umgekehrt können die Besucher*innen beim Anmelden wählen, ob Sie über Aktualisierungen Ihres Veranstaltungseintrags per Mail informiert werden möchten.

Achten Sie beim Senden einer Rundmail an Ihr Publikum zum Schutz der Daten Ihrer Besucher*innen darauf, die Mailadressen in das BCC-Feld einzufügen, damit sie nicht für alle sichtbar sind.

Diese Veranstaltung findet online statt

Kulturveranstaltungen online – in den letzten Monaten war das oft das einzige Mittel, mit dem – Publikum in Kontakt zu treten. Und auch in Zukunft werden Online-Formate wahrscheinlich ihren Platz haben. Unser Kalender bietet Ihnen die Möglichkeit, auch Ihre Online-Veranstaltungen adäquat und für Ihr Publikum übersichtlich und ansprechend darzustellen.

Aktivieren Sie die Funktion durch Klick auf den Schieberegler, öffnen sich weitere Felder, in die Sie die notwendigen Informationen eintragen können.

URL

hier setzen Sie bitte den Link ein, der zu Ihrer Online-Veranstaltung führt.

Zugangsinformation

Ist Ihre Online-Veranstaltung passwortgeschützt oder bedarf es weiterer Informationen, um teilzunehmen? Hier können Sie diese Informationen einfügen. Im Feld darunter können Sie auswählen, ob diese Informationen immer oder erst kurz vor Veranstaltungsbeginn angezeigt werden sollen.

Optionale Informationen zur Veranstaltung

hier können Sie Informationen eintragen, die nach Veranstaltungsende angezeigt werden. Wurde die Veranstaltung zum Beispiel aufgezeichnet und steht als Video zur Verfügung? Dann können Sie hier darauf hinweisen und sogar den Link dazu platzieren.

Genre auswählen

Hier geht es – wie auch in den nächsten Feldern – um die Einordnung Ihrer Veranstaltung in die bestimmten Kategorien, nach denen unser Kalender die Veranstaltungen ordnet und ausgibt. Das ermöglicht den Besucher*innen eine grobe Übersicht und Eingrenzung der Einträge und erleichtert so das Finden und das Stöbern.

„Genre“ – in Ermangelung eines passenderen Begriffs – soll Ihre Veranstaltung inhaltlich Einordnen. Die einzelnen Begriffe definieren wir an dieser Stelle jetzt nicht.

Bitte wählen Sie aber mindestens einen Eintrag aus. Mehrfachnennungen sind möglich, aber übertreiben Sie es nicht.

Veranstaltungsart auswählen

Hier wird Ihre Veranstaltung nach ihrem Format eingeordnet. Entscheiden Sie sich bitte für nur eine Veranstaltungsart.

Ausstellung: Eine Ausstellung findet über einen mindestens mehrtägigen Zeitraum an einem festen Ort statt, und ist zu bestimmten Öffnungszeiten oder rund um die Uhr für Besucher*innen zugänglich. Beispiel: Sonderausstellung im Museum

Ausstellungsführung/geführter Rundgang: Eine Sonderform der Einzelveranstaltung, oft bezogen auf und abhängig von z.B. einer Museumsausstellung

Festival: Ein Festival umfasst in der Regel mehrere Einzelveranstaltungen. In der Regel findet ein Festival jedoch an einem festen Ort statt an dem die Veranstaltungen eng getaktet stattfinden. Ein Ticket berechtigt zur Wahrnehmung aller Veranstaltungen (z.B. Wacken Open Air). In manchen Fällen sind die Einzelveranstaltungen separat und örtlich unabhängig voneinander besuch- und buchbar (z.B. FolkBaltica, Schleswig-Holstein Musik-Festival).

Einzelveranstaltung: feste Anfangs- und Endzeit und begrenzte Teilnehmerzahl. Beispiele: Konzert, Lesung, aber auch Ausstellungseröffnungen oder Theateraufführungen

Diese Veranstaltung ist …

klicken Sie hier an, was auf Ihre Veranstaltung zutrifft. So wird Ihre Veranstaltung auch von den Besucher*innen, schnell gefunden, die gezielt nach Veranstaltungen mit einem dieser Attribute suchen.

Region

Zwar bietet unser Kalender auch eine Kartenansicht, doch nehmen die Besuche*innen auf der Suche nach Veranstaltungen auch gern eine Eingrenzung nach Regionen vor – zum Beispiel nach ihrer Urlaubsregion oder der Region, in der sie wohnen. Wählen Sie einfach die Region aus, in der Ihre Veranstaltung stattfindet.

Bild zur Veranstaltung

Durch ein gutes Bild machen Sie Ihren Veranstaltungseintrag besonders ansprechend. Sie sollten dabei jedoch auf ein paar technische Vorgaben Rücksicht nehmen: Achten Sie darauf, dass das Bild nicht größer als 200kb ist, in den Abmessungen aber eine Länge von mindestens 1500px bei einer Auflösung mindestens 72 dpi hat. Dadurch gewährleisten Sie, dass das Bild nicht verpixelt angezeigt wird. Diese Informationen finden Sie in der Regel, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Bilddatei klicken und im sich öffnenden Menü Details auswählen.


Veranstaltungen bearbeiten

Es kann sich immer kurzfristig etwas ändern. In Zeiten von Notbremse und Pandemie erst recht. So kann es notwendig werden, dass Sie Ihre bereits veröffentlichte Veranstaltung um Informationen ergänzen müssen oder im schlimmsten Fall verschieben oder absagen müssen.

Veranstaltungsinformationen nachträglich ändern

Unter Veranstaltungen bearbeiten finden Sie eine Liste mit all Ihren eingetragenen Veranstaltungen. Per Klick auf den Stift auf der rechten Seite öffnen Sie das Formular erneut, das Ihnen schon vom Veranstaltungseintrag vertraut ist. Ändern Sie nun einfach die gewünschten Informationen und vergessen Sie nicht, am Ende die kleine Rechenaufgabe zu lösen, bevor Sie das Formular erneut senden. Ist das senden geglückt, erscheint eine grüne Erfolgsmeldung. Das Formular wird rot, wenn etwas schiefgelaufen ist (meist ist es die kleine Rechenaufgabe, die vergessen wird…). Bei Erfolg wird Ihre Aktualisierung nun in den Veranstaltungseintrag übernommen. Sie können das testen, indem Sie die Veranstaltung aufrufen und ggf. ihr Browserfenster aktualisieren.

Neben dem kleinen Stift befindet sich eine Mülltonne. Sie können sich denken, was passiert, wenn sie dort draufdrücken. Aber keine Angst – um Sie vor ärgerlichen Missgeschicken zu bewahren, öffnet sich noch ein Fenster, in dem Sie das Löschen noch einmal bestätigen müssen, bevor Ihre Veranstaltung endgültig gelöscht wird und aus der Liste verschwindet.

Anmeldungen einsehen und verwalten

Im Bereich „Veranstaltungen bearbeiten“ sind diejenigen Veranstaltungen, für die Sie Anmeldungen zugelassen haben, mit einem hellgrünen Etikett und mit einem grauen Button „Anmeldungen verwalten“ gekennzeichnet. Klicken Sie auf den Button, und es öffnet Sich eine Übersicht, in der Sie die bisherigen Anmeldungen einsehen können. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, selbst manuell neue Anmeldungen hinzuzufügen, um hier alles an einem Ort zu haben. Alternativ exportieren Sie von hier aus die Liste der Anmeldungen für Ihre Unterlagen.

In der aufgeführten Liste der Anmeldungen haben Sie die Möglichkeit, jede Anmeldung „abzuhaken“ bzw. die angemeldeten Gäste einzuchecken. Das kann am Eingang sehr hilfreich sein. Alles was Sie dafür benötigen ist ein Smartphone mit Internetverbindung, auf dem Sie mit Ihrem Benutzerkonto auf schleswig-holstein.sh/kulturimsommer.sh angemeldet sind.


Häufige Fragen, Kniffe, Tipps und Tricks

Um es Ihren Besucher*innen so einfach wie möglich zu machen, an bestimmte oder weiterführende Informationen zu gelangen, kann es manchmal notwendig sein, auch in die nicht dafür vorgesehenen Felder Links einzubauen. Bestes Beispiel: Sie möchten unter „weiter Informationen“ in den Hygienerichtlinien auf das Hygienekonzept auf Ihrer Website verlinken, anstatt alles hier einzufügen. Weiteres Beispiel: Sie möchten in den Details zur Veranstaltung auf die Website einer Künstlerin verweisen.

Das ist kein Problem. Alles, was Sie benötigen, ist ein kleines bisschen HTML-Code. Kopieren Sie die unten stehende Zeile und fügen Sie sie an der Stelle ein, an der der Link stehen soll:

<a href="https://www.verlinkte-website.de/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Verlinkter Text</a>

Nun müssen Sie nur noch den Link austauschen und unter „verlinkter Text“ den gewünschten Text einfügen. Fertig. Der Link öffnet sich anschließend in einem neuen Tab. Sollte das nicht funktionieren- überprüfen Sie, ob Sie nicht aus Versehen eine eckige Klammer oder ein Anführungszeichen gelöscht haben.

Veranstaltungsort: Woher erfahre ich die Koordinaten?

Die Koordinaten des Veranstaltungsortes (lat, lon mit Komma getrennt) werden benötigt, um den Veranstaltungsort exakt auf der Kartenansicht zu verorten. Sie finden die Koordinaten einer Adresse in den herkömmlichen Kartenprogrammen heraus. Eine Möglichkeit bietet die Website https://www.geoplaner.de/ (öffnet sich in einem neuen Tab). Geben Sie die gewünschte Adresse in das dafür vorgesehene Feld ein. Die Koordinaten werden anschließend im gelben Feld angezeigt. Kopieren sie diese Zahlen nacheinander und setzen Sie sie in das entsprechende Feld ein. Beginnen Sie mit „lat“, fügen Sie ein Komma ein, und setzen sie anschließen die Zahl „lon“ ein.

Warum wird mein Text nicht richtig angezeigt?

Haben Sie den Text in das Feld hineinkopiert? Das ist die häufigste Ursache für Darstellungsprobleme. Keine Angst, Sie müssen den Text nicht abtippen – löschen Sie nur vor dem Kopieren in Ihrem Textprogramm (z.B. Open Office oder Word) alle Formatierungen. In der Regel können Sie das per Knopfdruck. In Word z.B. unter Start –> Alle Formatierungen löschen.

Was hat es damit auf sich? Websites wenden in der Regel eigene, auf das Erscheinungsbild der Website angepasste Formatierungen auf den eingegebene Text an. Aus anderen Textprogrammen übernommene Formatierungen stören dabei nur und können zu Darstellungsproblemen führen.